Dokumentacja ZKP przed oceną: najczęstsze braki

Procedury muszą odpowiadać rzeczywistej produkcji

Dokumentacja ZKP nie powinna być wzorem oderwanym od miejsca produkcji. Powinna opisywać rzeczywisty sposób kontroli surowców, produkcji, badań, wyposażenia i postępowania z wyrobem niezgodnym.

Jeżeli procedura mówi jedno, a pracownicy robią drugie, system ZKP nie działa tak, jak opisano. Przed oceną wybierz jedną partię produkcyjną i sprawdź, czy dokumenty łączą surowce, recepturę i produkcję z wynikiem badania oraz decyzją o zgodności.

Zapisy sprawdzane podczas oceny ZKP

Inspektor sprawdza wyniki badań, kontrolę surowców, nadzór nad wyposażeniem, identyfikację partii, działania korygujące i potwierdzenie kompetencji personelu.

Zapis wyniku badania lub kontroli powinien wskazywać datę, zastosowane kryterium, osobę oceniającą oraz podjęte działanie. Pozostałe zapisy powinny określać wykonawcę i datę czynności.

• kontrola dostaw i zgodność surowców
• nadzór nad recepturami oraz zmianami receptur
• badania bieżące i kryteria akceptacji
• nadzór nad sprzętem pomiarowym i laboratoryjnym
• kompetencje osób wykonujących kontrole i badania

Normy, KOT i specyfikacje muszą być aktualne

Wykaz norm, KOT i specyfikacji technicznych musi odpowiadać zakresowi certyfikacji. Zmiana taka jak wydanie EN 206-1:2026 i EN 206-2:2026 wymaga sprawdzenia wpływu na dokumentację. Jej stosowanie w certyfikacji zależy od zakresu akredytacji i wymagań krajowych.

Przy każdym dokumencie wpisz numer, wydanie, zastosowanie, osobę odpowiedzialną za monitorowanie zmian i datę ostatniego przeglądu. Pozwoli to wykryć zmianę normy przed oceną.

Działania korygujące: najczęstszy słaby punkt

W wielu miejscach produkcji działanie korygujące kończy się na opisie, że pracownik został pouczony albo wynik został powtórzony. To zwykle za mało. Trzeba pokazać przyczynę problemu, decyzję, działanie, odpowiedzialność i dowód, że problem nie powraca.

Jeżeli niezgodność dotyczy wyniku badania, trzeba także rozważyć wpływ na wyrób, partię, klienta i kolejne receptury. ZKP ma chronić powtarzalność produkcji, a nie ograniczać się do odnotowania sprawy w formularzu.