Najważniejsze informacje
- Nie ma jednego, gwarantowanego czasu certyfikacji, bo decyduje o nim gotowość wytwórni i dokumentacji ZKP w dniu oceny.
- Najczęstszą przyczyną opóźnień są braki w zapisach i dokumentacji, które trzeba uzupełnić przed oceną lub po niej.
- Na harmonogram wpływają też dostępne terminy inspekcji oraz liczba i rozmieszczenie wytwórni.
- Kompletność zapisów ZKP ogranicza liczbę uwag i powtórnych czynności w toku oceny.
Od czego zależy termin certyfikacji
Producenci chcą usłyszeć konkretny termin, ale czas certyfikacji zależy od stanu wytwórni i dokumentacji, a nie od jednej procedury. Inaczej przebiega ocena wytwórni z uporządkowaną ZKP i kompletem zapisów, a inaczej procesu, który dopiero porządkuje dokumentację.
Termin procesu określamy po analizie wniosku, liczby miejsc produkcji oraz stanu dokumentacji ZKP.
Co wydłuża proces
Najwięcej czasu pochłaniają braki, które ujawniają się dopiero podczas oceny. Każda niezgodność wymaga działań korygujących i sprawdzenia ich skuteczności, zanim zapadnie decyzja certyfikacyjna.
- niekompletna dokumentacja ZKP albo zapisy oderwane od realnej produkcji
- brak powiązania receptur, badań i partii (przerwana identyfikowalność)
- nieaktualny wykaz norm, KOT albo specyfikacji technicznych
- niezgodności wykryte podczas inspekcji i czas na działania korygujące
- ograniczona dostępność terminów po stronie producenta lub wytwórni
Co skraca proces
Proces skraca przygotowanie dokumentacji i zapisów przed złożeniem wniosku oraz wcześniejsze ustalenie wyrobu i właściwej normy albo KOT. Wtedy ocena koncentruje się na potwierdzeniu, że system działa, a nie na uzupełnianiu braków.
- kompletna, aktualna dokumentacja ZKP odpowiadająca produkcji
- zapisy badań z kryteriami akceptacji i decyzjami
- jednoznaczna identyfikowalność od surowca do wyniku badania
- wcześniejsze ustalenie właściwej normy albo KOT i terminu oceny z jednostką
Jak zaplanować termin
Jeżeli termin wynika z kontraktu albo wymagań odbiorcy, wskaż go już przy pierwszym kontakcie. Pozwala to zaplanować przegląd dokumentacji i inspekcję bez sztucznego skracania oceny.
Co przyspiesza certyfikację ZKP
- dokumentacja ZKP gotowa i zgodna z realną produkcją
- zapisy badań powiązane z recepturami i partiami
- aktualny wykaz norm, KOT albo specyfikacji technicznych
- wyznaczone osoby odpowiedzialne za kontrolę i decyzje
- znany termin wymagany przez kontrakt lub odbiorcę